Försenade mandat - vad ska vi göra härnäst?

Det kanske inte är oväntat men det är fortfarande irriterande när en försening av ett mandat sätter käppar i hjulet för din strategi.

Att pausa eller skjuta upp åtgärder kan verka rimligt, men det är inte den bästa tillvägagångssättet. Istället för att omfördela fokus och budget till andra projekt, bör du använda förseningen som en chans att göra det bästa av den extra tiden och fortsätta framåt. De största hindren kommer att vara att anpassa sig till nya teknik och ändra processer och vanor.

Ur ett tekniskt perspektiv börjar företag ofta arbeta med ett nytt krav senare än de borde eller underskattar dess komplexitet. Den extra tid som  dessa förseningar ger bör användas till att komma ikapp eller, ännu bättre, ligga steget före i utvecklingen.

Det är viktigt att överväga genomförbara alternativ som kan ge er ett försprång fram till dess att mandaten träder i kraft, särskilt eftersom ytterligare, oväntade, krav kan uppstå. Att välja rätt partner som kan hjälpa till att fatta beslut är avgörande i den här processen.

När du automatiserar dina kund-och leverantörsreskontraprocess och säkerställer kontinuerlig transaktionskontroll (CTC) efterlevnad, är det viktigt att välja en tjänsteleverantör som är känd för tillförlitlighet och innovation. Din valda leverantör bör erbjuda teknik som kan anpassa sig till framtiden och uppfylla de strikta kraven från olika lokala bestämmelser. De måste också ha en bred internationell räckvidd för att kunna uppfylla befintliga och kommande globala krav. Detta innefattar att erbjuda er flexibiliteten att modifiera befintliga implementeringar som svar på de oundvikliga regulatoriska förändringarna. Om din nuvarande leverantör inte uppfyller dessa kriterier är det viktigt att omvärdera deras kapacitet och beakta de potentiella utmaningar som kan uppstå till följd av dessa brister.

För organisationer som vill införa en plattform för partnerdematerialisering (PDP) i Frankrike, bör det första steget vara att anpassa sig till specifikationerna för B2B-e-fakturor och fakturalivscykler som fastställts av DGFiP. Intressant nog kan PDP:er redan hantera trafik mellan sig, även innan den offentliga faktureringsportalen (PPF) är i drift. När PPF har lanserats bör organisationer fokusera på att rapportera B2C- och internationella B2B-transaktioner.

Dessutom har det klargjorts att kravet på den automatiserade funktionaliteten, som inkluderar att ta emot fakturor och skicka tillbaka fakturastatus, kommer att gälla alla företag i Frankrike samtidigt, oavsett storlek. Företag rekommenderas att förbereda sig genom att möjliggöra bearbetning av XML och detaljerad artikeldata.

Med tanke på hur komplexa de franska reformerna är, rekommenderas en stegvis strategi för automatisering, snarare än att skynda på allt på en gång. Denna strategi ger ytterligare tid att anpassa och effektivisera de nödvändiga processerna.

Samtidigt har det polska finansministeriet skjutit upp implementeringen av KSeF-mandatet till åtminstone januari 2025, även om det är klart att systemet kommer att införas. En extern revision och offentliga samråd med näringslivet planeras för att förfina systemet. Precis som i Frankrike bör företag använda denna försening för att noggrant granska de kända kraven, särskilt det komplicerade VAT_FA XML-schemat som härstammar från JPK-rapporteringskraven, som kanske inte sömlöst kan integreras med standardpraxis för e-fakturering. Att förbereda i förväg och förstå mandatet kan hjälpa till att mildra effekterna när det nya implementeringsdatumet är fastställt.

Slutligen är det viktigt att komma ihåg den förestående implementeringen av ViDA, som kan ha en betydande konsekvenser för din verksamhet i upp till 27 EU-medlemsstater och sannolikt flera grannländer, särskilt de i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Med tanke på denna omfattande påverkan bör du överväga om det är möjligt att skjuta upp arbetet med mandat som de i Frankrike och Polen med tanke på denna kommande utmaning.

Betrakta de mandat och initiativ som hittills har tillkännagivits som bara den synliga delen av ett mycket större isberg. Under ytan finns ett stort antal länder och regeringar som ännu inte har vidtagit åtgärder eller beslutat sig för ett specifikt system. Det är klokare att börja undvika potentiella problem nu än att hantera konsekvenserna senare.

Om ett mandat försenas är det viktigt att ni fortsätter att uppdatera era affärsprocesser för att förbereda er för eventuella nya förändringar. Håll fast vid den ursprungliga strategin tills ni har uppfyllt alla krav, integrerat de senaste tekniska förbättringarna, förbättrat den operativa effektiviteten och förberett era team för kommande förfaranden.