Lagkrav på e-faktura införs i Polen

Inledningsvis var det den privata sektorn som var den främsta kraften bakom marknadsutvecklingen för global implementering av e-fakturor. Fördelarna med e-fakturering är tydliga och bara ett naturligt steg framåt för företag som vill förbättra sin verksamhet och sina interna affärsprocesser. E-fakturering möjliggör inte bara kostnadsbesparingar och minskar risken för fel, det ger också värdefulla insikter samt noggrannhet och säkerhet för affärsverksamheten.

På senare tid är det dock regeringarna som i allt högre grad driver på förändringen, eftersom mer vikt läggs vid statlig effektivitet och minskning av skattegapet. Skattegapet har en betydande inverkan på varje lands ekonomi, och många regeringar vänder sig till elektroniska fakturor och andra dokumenttyper för att säkerställa bättre indirekt skatteuppbörd i sin jurisdiktion. 

I Europa har till exempel EU-direktivet om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling lett till lagstiftning på nationell nivå över hela kontinenten. I många länder har e-fakturering blivit obligatoriskt inte bara för den offentliga sektorn utan även för den privata sektorn. Detta är också fallet i Polen. Från och med 2024 kommer obligatorisk e-fakturering att träda i kraft, vilket påverkar alla polska momsregistrerade företag.

Sedan 2005 ska elektroniska fakturor enligt polsk lag vara juridiskt likvärdiga med pappersfakturor. Men även om det var tillåtet, tog användningen av elektroniska fakturor inte fart som förväntat. För att ge digitaliseringen en knuff framåt beslutade det polska ministeriet för ekonomisk utveckling att skapa en enda nationell faktureringsplattform som heter PeF. Detta gjorde det möjligt för offentliga enheter att ta emot e-fakturor och leverantörer att skicka e-fakturor genom att ansluta sig till plattformen.

Plattformen fick snabbt ett avsevärt antal användare när den lanserades 2019 men stötte på utmaningar på grund av att PeF-systemet endast fokuserade på den offentliga sektorn. För att möjliggöra en rikstäckande övergång till e-fakturering har en ny centraliserad plattform skapats: KSeF-plattformen (Krajowy System e-Faktur).

KSeF-plattformens testmiljö är redan live, och sedan januari 2022 kan företag frivilligt börja skicka och utbyta elektroniska fakturor via denna plattform. När obligatorisk e-fakturering träder i kraft kommer företag från alla sektorer och branscher att behöva utbyta fakturor med sina affärspartners via den nya plattformen.

I praktiken finns det inget direkt dokument eller utbyte av information mellan leverantörer och köpare om skattefakturor. Istället görs allt detta via KSeF-plattformen. För att utbyta dokument via plattformen måste användarna utfärda fakturan i ett standardiserat polskt specifikt format (FA_VAT) och kunna ta emot returmeddelanden från KSeF.

Användningen av KSeF medför flera fördelar. Till exempel kommer skatteåterbäringen att förkortas från sextio dagar till fyrtio, och arkivering av e-fakturor krävs inte eftersom KSeF-systemet gör detta för skattebetalarnas räkning. Det finns heller inget behov av att separat generera revisionsfiler (JPK_FA), eftersom de nödvändiga uppgifterna kommer att vara tillgängliga för myndigheterna i systemet.

När en elektronisk faktura har godkänts av KSeF-plattformen kan leverantörerna vara säkra på att fakturan faktiskt lagligen har mottagits av köparen. Så du behöver inte längre undra om e-postmeddelandet levererades eller om PDF-filen försvann i din skräppostmapp.

För att komma igång bör du först kontrollera kapaciteten hos ditt ERP-system. Kan det tillhandahålla och ta emot strukturerad data, eller förlitar det sig på papper eller PDF-filer? Om ditt system inte är redo, se till att du uppdaterar det och korrigerar uppgifterna för att säkerställa att alla krav från de lokala jurisdiktionerna uppfylls.

Det är inte ett krav att ha en tjänsteleverantör som sköter dina processer. Men om du inte kan uppfylla de tekniska specifikationer och fakturaformatspecifikationer som krävs för att skicka fakturorna till KSeF-plattformen, bör du kontakta en tjänsteleverantör som Pagero för att hjälpa dig att lösa frågor kring lokala krav och problem.

Och slutligen – agera nu. För polska eller internationella företag som gör affärer i Polen finns det ingen anledning att vänta. 2024 kan låta långt borta, men tidig implementering har många fördelar, särskilt för stora företag. Även om det kan verka komplicerat ger reglerad e-fakturering direkta fördelar för ditt företag. Att skicka elektroniska fakturor i enlighet med regulatoriska krav hjälper dig att effektivisera dina interna processer och skapa en stark bas för att förbättra och automatisera din verksamhet ytterligare. Detta hjälper vi dig med  – att göra det enkelt att köpa och sälja. 

Artikeln publicerades ursprungligen i decembernumret 2021 av Skandinavisk-Polska Handelskammarens Tidning Skandinavisk-Polska Handelskammarens Tidning