Atherton ökar värdet för verksamheten och medarbetarna med Pagero AP Automation

Som en av de mest välrenommerade leverantörerna inom hälso- och sjukvårdssektorn, med anor från 1889, har Atherton alltid haft innovation och ständig förbättring som hörnstenar i sin verksamhet. Företaget är specialiserat på att leverera australienskt tillverkad steriliseringsutrustning och tillhörande tjänster till vårdgivare och laboratorier över hela landet.

Det är därför ingen överraskning att ett företag som varit en pionjär inom innovation i över 130 år valde e-fakturering som sitt första steg i att digitalisera sina purchase-to-pay- och order-to-cash-processer.

Genom att ansluta sig till Pagero kan Atherton inte bara säkerställa både nuvarande och framtida efterlevnad av federala och delstatliga regler och mandat – de stärker också sin konkurrenskraft. Med Pageros öppna affärsnätverk kan handel ske automatiserat, vilket leder till betydande kostnadsbesparingar och förbättrade relationer med både leverantörer och kunder.

Genom att automatisera sina processer har Atherton kunnat eliminera repetitiva och tidskrävande arbetsuppgifter, minska risken för mänskliga fel och öka sin kostnadseffektivitet. Pagero och e-fakturering gör det möjligt för dem att fokusera på det som verkligen skapar värde för verksamheten.

I Australien har regler och mandat, såsom införandet av Peppol och det obligatoriska e-faktureringskravet som trädde i kraft 2022, varit centrala. Tack vare att Pagero är en global SaaS-plattform hanteras alla dessa regler och krav automatiskt. Det innebär att Atherton slipper lägga tid och resurser på att hålla sig uppdaterade – Pagero tar hand om allt.

Innan Atherton inledde sitt samarbete med Pagero var majoriteten av deras AP-process (leverantörsreskontra-process) centrerad kring manuell hantering av PDF-fakturor. Ekonomiavdelningen ägnade sig åt tidskrävande och repetitiva arbetsuppgifter, där alla leverantörsfakturor behandlades manuellt.
“Vårt AP-system var manuellt och riktigt föråldrat,” säger Hacia Atherton, Chief Commercial Officer och bolagssekreterare på Atherton. Den tidigare processen var långt ifrån effektiv:

“Vi tog emot en PDF, som en person skrev ut för att sedan göra justeringar och lägga den i en hög. Den högen flyttades sedan till någon annan som manuellt matade in allt i ERP-systemet och hämtade referensnummer från dokumenten. Därefter skapades en ny hög som sorterades i alfabetisk ordning av ytterligare en person. I slutet av månaden skannades hela högen tillbaka till PDF:er.”

Med i snitt 800 leverantörsfakturor per månad var denna arbetsprocess inte bara ineffektiv utan också mycket tidskrävande.

“Jag tänkte, det måste finnas ett bättre sätt!” säger Hacia Atherton. “Det var då vi upptäckte Pagero och insåg att det var dags att helt lämna PDF:erna bakom oss.”

När vi fick nyheten om att den australiska regeringen skulle göra e-fakturering obligatorisk från 2022, och samtidigt såg utvecklingen av e-fakturering i Europa, blev det självklart för oss att ta steget till Pagero," förklarar Atherton.

"Som tidiga användare av e-fakturering har vi gott om tid att slutföra våra interna processprojekt och optimera allt för att kunna skicka och ta emot endast e-fakturor när resten av marknaden hunnit ikapp," säger Atherton.

Atherton berättar att verksamheten växer, och det gör även ekonomiavdelningen. Genom att digitalisera sina manuella processer har teamet nu mer tid att fokusera på affärsutveckling och skapa värde i områden som tidigare inte fått tillräcklig uppmärksamhet.

"Jag tror att många har missuppfattningen att låta tekniken ta över de manuella uppgifterna innebär att jobb försvinner eller att människor blir överflödiga. Men så är inte fallet," säger Atherton.

"Du behöver fortfarande hantera fakturor som inte matchar, och det är där du vill lägga din tid och dina resurser. Om en faktura inte stämmer av någon anledning, vill du kunna ta dig tid att undersöka varför," förklarar Atherton.

Athertons leverantörer kan skicka e-fakturor via Pagero, som är en certifierad Peppol tjänsteleverantör i alla marknader där Peppol är aktivt. Detta innebär att oavsett vilken metod leverantören väljer för att ansluta sig till Pagero, kan de hantera handel med alla sina kunder och leverantörer via samma plattform. Det är en kostnadseffektiv lösning som gör det enkelt att realisera avkastning på investeringen, även vid ett lågt antal transaktioner.

Den största fördelen är att det inte finns något behov av flera anslutningar eller portaler. Pagero gör det möjligt att koppla samman alla ERP-system och affärsprocesser via en och samma plattform. För att ytterligare förbättra effektiviteten har Atherton även implementerat Pagero Data Capture (PDC) för att fullt ut automatisera sina leverantörsreskontra-processer.

“Även om vissa av våra leverantörer ännu inte kan skicka riktiga e-fakturor, behöver vi inte längre manuellt mata in någon data. PDC-lösningen är fantastisk eftersom vi kan nå vårt mål att endast använda e-fakturor, samtidigt som vi stöttar våra leverantörer som fortfarande är i början av sin digitaliseringsresa,” säger Hacia Atherton.

"Jag är verkligen nöjd med de resultat vi har sett hittills," säger Hacia Atherton. "Många företag kämpar fortfarande med effekterna av COVID-19-pandemin och har tvingats skjuta upp sina digitaliseringsprojekt eller omvärdera sina prioriteringar. Därför är det fantastiskt att vi har kommit så långt som vi har. Ungefär 40 % av våra leverantörsfakturor är nu riktiga e-fakturor.

"För oss är det ännu mer intressant att titta på mängden data vi nu får digitalt. Just nu arbetar vi tillsammans med Pagero för att få en av våra största leverantörer ombord, vilket kommer att öka mängden data vi tar emot digitalt till 55 %.

"Vårt nästa mål är att nå 85 % e-fakturor, vilket motsvarar ungefär 90–95 % av vår data. Vi förväntar oss att nå det målet inom de närmaste två till tre åren," säger Hacia Atherton. "Jag ser definitivt detta som ett realistiskt mål, särskilt nu när regeringen har gjort e-fakturering obligatoriskt. Med PDC-lösningen har vi redan uppnått en 100 % automatiserad AP-process, och det är helt fantastiskt."