OBOS valde Pagero e-fakturering för att öka effektiviteten

OBOS, med anor från slutet av 1920-talet, har levererat över 150 000 bostäder och utvecklat många stadsdelar i Norge och Sverige genom åren. Företaget har tre fabriker i Småland och över 30 lokalkontor runt om i Sverige. I många avseenden liknar de vilket annat byggutvecklingsföretag som helst, men med en betydande skillnad: OBOS ägs av sina 600 000 medlemmar.

"De flesta företag hävdar att de är annorlunda, men vårt primära mål är inte att göra vinst, det handlar om att bygga hem för våra medlemmar. Självklart har vi fokus på de finansiella aspekterna eftersom det gör att vi kan bygga fler hus. Men vårt perspektiv är ändå ovanligt, särskilt ur en ekonoms synvinkel", säger Anders Fransson, Ekonomichef på OBOS.

OBOS hanterar cirka 150 000 leverantörsfakturor per år, varav 67 procent är e-fakturor som hanteras via Pagero. Trots gemensamma ansträngningar för att öka denna siffra har företaget stött på utmaningar. Ett stort hinder är att endast 40 procent av de inkommande fakturorna är baserade på inköpsorder. Det gör det svårt att påverka fakturaformaten i förväg, särskilt från mindre underleverantörer med kortvariga kontrakt.

”För några år sedan siktade vi på att nå över 70 procent e-fakturering. Vi hade folk som ringde våra leverantörer och drev frågan. Och vi nådde målet en kort tid innan det sjönk under 70 procent igen. Så vi anser att vår nuvarande nivå är rimlig, eftersom nästan alla våra fasta leverantörer nu skickar e-fakturor”, säger Anders. ”I takt med att fler företag inför moderna affärssystem som uppmärksammar leverantörerna på att OBOS föredrar e-faktura kommer andelen sannolikt att öka naturligt.”

Innan de började arbeta med Pagero hanterade OBOS ekonomiteam ett dagligt inflöde av en stor mängd pappersfakturor, vilket ledde till betydande utmaningar under semester- och sjukfrånvaro. Idag har situationen förbättrats drastiskt. Fakturahanteringen går snabbare och attesteringen tar bara några minuter i stället för dagar eller veckor.

”Mentalt var det mycket krävande att hamna på efterkälken. Efter semestrar kunde det ta en månad att komma ikapp med backloggen. Det är en enorm kontrast att slippa känna sig överväldigad av högar med pappersfakturor och den ständiga pressen att försöka hänga med”, förklarar Anders. ”Även om alla skulle vara borta från jobbet idag skulle vårt system automatiskt behandla 30 procent av alla fakturor. För någon som inte har upplevt den tidigare situationen är det svårt att förstå den stora skillnaden”, tillägger Anders.

OBOS har också haft ett omfattande samarbete med Pagero för att implementera automatiserade processer som ytterligare förenklar fakturahanteringen. Det handlar bland annat om automatiska korrigeringar i systemet, till exempel rättning av felstavade namn eller uppdatering av personaluppgifter för projekt. Med tanke på OBOS omfattande projektverksamhet och det naturliga men ständiga flödet av nya teammedlemmar effektiviserar dessa funktioner den finansiella processen avsevärt.

"Det här har varit en gamechanger för oss och sparat mycket tid. Tidigare var det tidskrävande att identifiera personer som nämndes på fakturor, särskilt för nyanställda. Ett projekt får ofta en ny projektledare och då kan fel namn dyka upp på fakturan. Nu görs korrigeringarna automatiskt när det händer. Systemet korrigerar också felstavningar, vilket ytterligare förenklar vårt arbetsflöde", säger han.

OBOS använder även Pagero-partnern Medius data capturing- tjänst för att öka datakvaliteten ytterligare. 

En annan fördel med att inte behöva registrera och hantera lika många fakturor manuellt är att det är ett svårrekryterat jobb. De flesta som är lämpliga för jobbet har inte sällan högre ambitioner eftersom de ofta är välutbildade och överkvalificerade.

"Att hantera fakturor har inte varit ett särskilt attraktivt jobb och de som är duktiga på det stannar oftast inte längre än ett år. Digitaliseringen gör det mer intressant eftersom man kan göra mer än att skanna fakturor", säger Anders.

Möjligheten att behålla personal och att erbjuda mer attraktiva rollbeskrivningar som är lättare att rekrytera till är ofta förbisedda fördelar med digitaliseringen. Men alla chefer som har erfarenhet av rekrytering vet hur dyrt och tidskrävande det kan vara.

"Det är lättare för mig som chef att hitta personer som vill göra mer avancerade arbetsuppgifter än att bara hantera fakturor, särskilt idag när utbildningsnivån och förväntningarna är höga."

När OBOS skulle gå över till e-fakturering utvärderade de flera företag. För Anders Fransson föll valet på Pagero av skäl som ligger utanför funktionalitet och offert. De aspekterna är naturligtvis viktiga, men han lyfter också fram den personliga kontakten och nivån på supporten.

"Även om jag är ekonom så är det de mjuka värdena som är viktiga för mig. Det är viktigt att ett företag känns rätt och vi har varit mycket nöjda med Pagero. Alla personer jag har haft kontakt med har varit mycket kunniga och lätta att arbeta med", säger han.

Och vad är hans råd till andra företag som tvekar inför att ta steget till e-fakturering?

"Ni måste ta det här steget", säger han. ”Det är viktigt för alla företag, annars riskerar de att hamna på efterkälken. Och det är bättre att börja idag än att vänta. Många gör misstaget att exempelvis vänta på en ny version eller uppdatering av sitt affärssystem men det är ingen bra strategi; du måste agera nu, annars blir förändringen för stor för att hantera."