Semantix uppnår sömlösa e-faktura- och e-orderflöden med Pagero

Anna-Karin har arbetat på Semantix i tio år. Hon och hennes team hanterar främst den nordiska ekonomifunktionen, med kontor i Sverige och Finland. Under de tio år Anna-Karin har varit på företaget har det vuxit genom förvärv och man har successivt digitaliserat verksamheten och centraliserat ekonomifunktionen.

”När jag började på Semantix var vi ett litet team med fyra personer, men under åren har vi köpt upp bolag och därmed vuxit, samtidigt som vi genomfört effektiviseringar. I dag är vi tio personer i mitt team,” berättar Anna-Karin.

2021 skedde en ännu större förändring, när företaget köptes av TransPerfect – en global ledare i språkteknologibranschen. Det ledde bland annat till att företaget övergick till TransPerfects olika system – ett arbete som fortfarande pågår.

“I den här integrationen har vi bytt till TransPerfects faktureringssystem och då har det även diskuterats hur vi ska skicka och hantera fakturor. Vi fick behålla Pageros tjänster, vilket vi är glada för!” säger Anna-Karin. "Vid uppköpet insåg TransPerfect att även de skulle kunna skicka e-fakturor via Pageros plattform – något de tidigare saknat möjlighet till."

Ägarbytet förde därmed med sig nya möjligheter för den amerikanske jätten, som tidigare enbart fokuserat på den privata marknaden i Norden, eftersom e-fakturering är ett krav i offentlig upphandling. 

"Jag har faktiskt svårt att förstå hur de har klarat sig utan e-fakturatjänster så länge. Även privata kunder kräver ofta det idag. Men nu finns den möjligheten i koncernen, då e-faktura kan erbjudas via oss och Pagero," säger Anna-Karin.

Anna-Karin minns själv hur det var när Semantix hade en stor del pappersfakturor, med förseningar i postgången och  manuellt pappersarbete som ökade arbetsbelastningen. Företaget började dock sin resa mot digitalisering tidigt – redan 2011 – då de inledde ett samarbete med Pagero. 

Idag står e-fakturor för 94 % av alla skickade fakturor och ett av skälen till den höga andelen är att Semantix har många kunder inom offentlig verksamhet. Vissa privata kunder får fortfarande fakturor via post, men det är något man över tid kommer att helt ta bort.

”I Danmark, Finland och Norge är det nästan 100% e-fakturering, medan Sverige ligger på 70%. I många fall handlar det om kunder vi haft i många år där vi bara fortsatt som tidigare utan att ändra leveranssätt. Vi har inte varit så stränga, helt enkelt,” förklarar Anna-Karin. “Men det är ju både dyrt och långsamt att skicka via post så det är något vi kommer att åtgärda. Det är enkelt att punktmarkera dem i Pageros plattform och lägga in kundens e-postadress som fakturaadress. Eller, ännu bättre, registrera kunden som e-fakturamottagare. ”Öka ditt e-fakturaflöde” är en väldigt användbar funktion i Pagero Online”, konstaterar Anna-Karin.

Det pågår en digitaliseringsprocess i hela samhället, nationellt och internationellt. Det innebär naturligtvis att det varierar hur långt man kommit och vilka krav olika företag ställer. Många leverantörer har exempelvis utmaningar när det kommer till att hantera olika standarder och format på fakturorna.

”Det fina med Pageros tjänster är att vi bara behöver skapa en fil i ett format. Pagero ser till att den anpassas efter kundens behov – oavsett om det är Peppol BIS, Finvoice, Svefaktura eller annat önskat format. Det är en enorm konkurrensfördel, det är aldrig ett problem att matcha kundens önskemål.”

Ytterligare en automatisering som gjort arbetet smidigare är att företaget kopplat på inkommande e-order via Pagero. När en kund skickat en order till Semantix får man därmed en automatisk ordermatchning på fakturorna. 

“Det började vi med i höstas, men det kommer utökas eftersom flera offentliga kunder kommer kräva det i upphandlingar. Då matchas en faktura från oss automatiskt till deras orderunderlag för att de och vi ska få ett helt automatiserat flöde.”

En annan stor fördel med Pagero är den pålitliga supporten, berättar Anna-Karin. Semantix har genom åren genomfört flera implementeringar, där nya bolag kopplats på, olika faktureringsmetoder integrerats och nya tjänster införts – alltid med Pagero som en stabil partner.

”Servicemässigt är jag väldigt nöjd och supporten är ovärderlig. Vi kan ställa vilken fråga som helst – högt och lågt – och få snabb hjälp. Det ger en trygghet att alltid ha någon att vända sig till,” säger hon.

Framåt ser Semantix stora möjligheter i samarbetet. De förutspår att e-fakturatjänsterna kommer att utvidgas till fler länder och tanken är att det skall bli en självklar standard för deras kunder. Anna-Karin rekommenderar andra företag att framförallt använda e-fakturatjänster.

”E-faktura är framtiden, där behöver vi i stort sett ingen manuell hantering alls. Bygger man dessutom in e-ordrar så blir det ett ‘no touch’-flöde där allt sker sömlöst,” säger hon. “Pagero ger oss en stor fördel genom att vi bara behöver ett system som hanterar alla fakturor, oavsett mottagare, oavsett land. Det underlättar flödet enormt,” avslutar Anna-Karin.