Che cos'è una fattura elettronica?

La e-fatturazione o fatturazione elettronica si riferisce alla trasformazione digitale del processo di fatturazione. Utilizza software o servizi specializzati per automatizzare le varie fasi della fatturazione, dalla creazione e distribuzione delle fatture alla loro ricezione e archiviazione. Questo metodo aiuta le aziende a velocizzare la fatturazione, a migliorare l'accuratezza e a rispettare le regole di fatturazione e di pagamento in diversi Paesi.

La fattura elettronica (e-fattura) è un documento che facilita lo scambio continuo di informazioni sulla fattura tra un fornitore e un acquirente. Viene emessa, trasmessa, ricevuta, elaborata e archiviata utilizzando formati di dati specifici come XML o altri formati di dati strutturati che possono essere facilmente elaborati dai sistemi ERP. A differenza di altri tipi di fatture, una fattura elettronica rimane digitale per tutto il suo ciclo di vita, dall'emissione all'archiviazione.

Ecco una rapida panoramica dei tipi più comuni di fatture che non sono considerate fatture elettroniche e il loro confronto:

Fattura cartacea o stampata

Le fatture cartacee sono spesso create digitalmente, stampate e inviate per posta alla controparte. Ci vuole tempo prima che la fattura raggiunga il destinatario e non c'è tracciabilità della consegna.

Fattura in PDF (e altri file immagine)

Le fatture scambiate via e-mail in formato PDF, Word o altri file di immagine sono un primo passo per allontanarsi dal flusso di fatture cartacee. Questi tipi di fatture sono comunemente scambiati come fatture elettroniche. Tuttavia, non si tratta di vere e proprie fatture elettroniche perché il destinatario deve inserire manualmente i dati o acquisirli con la tecnologia OCR. Inoltre, le fatture inviate via e-mail devono spesso essere stampate in formato cartaceo per essere abbinate e archiviate.

Altri tipi di fatture

I termini "fattura digitale" e "fattura online" sono talvolta utilizzati quando si parla di "e-fattura" o "fattura elettronica". Tuttavia, è importante notare che questi termini alternativi non sempre comprendono la stessa definizione. Quindi, tenete presente che non tutte le fatture digitali sono vere e proprie fatture elettroniche. In caso di dubbio, fate sempre riferimento alle definizioni precedentemente citate.

Tabella: Confronto tra i vantaggi dei diversi tipi di fattura

L'adozione della fatturazione elettronica può essere vantaggiosa per le aziende di tutte le dimensioni. Mentre le organizzazioni più grandi possono sperimentare risparmi più immediati sui costi e guadagni di efficienza, anche le piccole imprese possono beneficiare di una riduzione della documentazione cartacea, di un'elaborazione più rapida dei pagamenti e di una maggiore precisione. Nel panorama aziendale odierno, comprendere il significato di fatturazione elettronica sta diventando sempre più importante, poiché la richiesta di soluzioni semplificate è in crescita e spesso è un requisito dei clienti.

Il rapporto Billentis  rivela che "rispetto alla tradizionale elaborazione delle fatture cartacee, la fatturazione elettronica automatizzata comporterà un risparmio sui costi del 60-80% nella maggior parte dei casi" (Bruno Koch, "The E-invoicing Journey 2019-2025", 4.1.5).

Quindi, da dove provengono tutti questi risparmi? Se fatta bene, la fatturazione elettronica offre una panoramica e una visione per tagliare i costi e aumentare i margini di profitto che non sono possibili con i metodi basati su PDF e carta. Ecco alcuni dei vantaggi della fatturazione elettronica che si traducono in un ROI elevato, in risparmi a lungo termine e in risultati migliori in generale:

Risparmio di tempo: L'automazione del processo di fatturazione consente di risparmiare tempo riducendo la necessità di inserire ed elaborare manualmente i dati. Ciò consente alle aziende di concentrarsi su attività più strategiche.

Precisione ed efficienza: L'utilizzo di metodi digitali riduce il rischio di errori e imprecisioni che possono verificarsi con i processi di fatturazione manuali, come errori di inserimento dati e fatture perse. Inoltre, consente di accelerare l'elaborazione e l'approvazione delle fatture, migliorando l'efficienza.

Migliore gestione del flusso di cassa: La fatturazione elettronica consente alle aziende di ricevere i pagamenti più velocemente, migliorando la gestione del flusso di cassa e riducendo il DSO. La fatturazione elettronica offre inoltre una maggiore visibilità sullo stato delle fatture e sullo storico dei pagamenti, facilitando la tracciabilità e la gestione dei pagamenti.

Scambio sicuro di documenti e dati: Il trasferimento criptato dei file, le firme digitali e le reti sicure rendono la fatturazione elettronica il modo più sicuro per inviare e ricevere le fatture. Inoltre, non c'è il rischio che le fatture vadano perse nella posta o inviate alla casella di posta indesiderata.

Rispettoso dell'ambiente: La fatturazione elettronica non solo aiuta a ridurre l'uso della carta e le emissioni di CO2, ma abbassa anche i costi operativi e contribuisce a creare una reputazione di marchio trasparente e affidabile.

Adempiere ai requisiti di legge: Con il giusto fornitore di servizi, la fatturazione elettronica vi garantisce di essere sempre aggiornati e conformi alle normative locali e internazionali in materia di fatturazione, tasse e archiviazione.

Consegna ed elaborazione in tempo reale: Una buona soluzione di fatturazione elettronica consente di visualizzare in tempo reale lo stato di consegna e di elaborazione dei documenti tramite piattaforme basate su cloud o direttamente dal vostro ERP.

Dati di alta qualità: Il passaggio al digitale consente di accedere e analizzare i dati a livello di linea che favoriscono la crescita dell'azienda attraverso migliori decisioni finanziarie e di approvvigionamento.

Tracciabilità e rintracciabilità: La fatturazione elettronica traccia automaticamente la cronologia delle transazioni e l'intero percorso dei documenti, evitando di doverlo fare manualmente.

Compatibile con il lavoro a distanza: L'utilizzo di soluzioni di fatturazione basate su cloud significa che le attività possono essere completate da qualsiasi luogo senza la necessità di risorse aggiuntive come stampanti, scanner o servizi postali.

La fatturazione elettronica snellisce le operazioni finanziarie facilitando la gestione sistematica della contabilità fornitori (AP) e contabilità clienti (AR) a través de flujos de trabajo digitalizados tanto en la facturación al cliente como al proveedor. Mostramos un desglose paso a paso que proporciona una visión general rápida de cada proceso:

Fatturazione clienti (fatture in uscita)

1. Generazione della fattura: Questa fase segna l'inizio della gestione dei crediti, in cui viene creata una fattura elettronica all'interno di un sistema ERP o di una piattaforma di fatturazione elettronica per fatturare al cliente i beni o i servizi resi.
2. Integrazione e consegna dei dati: La fattura creata viene poi trasmessa al cliente tramite un operatore in un formato di dati strutturato attraverso soluzioni sicure e integrate, che contribuiscono a mantenere l'accuratezza e l'integrità dei dati.
3. Convalida: Prima della consegna al cliente, la fattura elettronica viene sottoposta a una convalida automatica per garantire la conformità alle regole e agli standard stabiliti.
4. Consegna al destinatario: La fattura elettronica convalidata viene quindi spedita al cliente nel formato che preferisce, in modo da soddisfare le sue preferenze e i suoi requisiti specifici in materia di fatturazione, facilitando così transazioni rapide e senza intoppi.

Fatturazione dei fornitori (fatture in entrata)

1. Ricezione della fattura: Questo processo dà il via al ciclo di gestione della contabilità, iniziando con la ricezione di una fattura elettronica da parte di un fornitore, integrata direttamente nel sistema finanziario o ERP del destinatario.
2. Integrazione ed elaborazione dei dati: In questa fase, il sistema elabora i dati della fattura in un formato strutturato, preparandoli per un'ulteriore revisione e convalida, garantendo un'integrazione e un flusso di dati senza soluzione di continuità.
3. Convalida: Come per il processo in uscita, la fattura elettronica viene sottoposta a una revisione automatica per verificarne la conformità alle normative vigenti, favorendo l'accuratezza e la trasparenza delle transazioni.
4. Registrazione finale: Dopo la convalida, i dati della fattura vengono registrati automaticamente nel sistema finanziario, che snellisce il processo di pagamento e gestisce in modo efficace i debiti, segnando il completamento di un ciclo di transazioni commerciali senza soluzione di continuità.

La fatturazione elettronica si basa su formati standardizzati per garantire la coerenza della struttura e del contenuto delle fatture, consentendo uno scambio di dati senza soluzione di continuità tra sistemi diversi. Alcuni standard di fatturazione elettronica ampiamente utilizzati sono:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON è un formato leggero per l'interscambio di dati, facile da leggere e scrivere sia per l'uomo che per la macchina. Sebbene sia più comunemente associato alle applicazioni web, JSON sta guadagnando terreno anche nella fatturazione elettronica grazie alla sua semplicità e compatibilità con i moderni linguaggi di programmazione.

XML (eXtensible Markup Language): XML è un linguaggio di markup versatile utilizzato per definire la struttura e il contenuto dei dati in un formato leggibile dall'uomo. È ampiamente utilizzato nella fatturazione elettronica grazie alla sua flessibilità ed estensibilità. In una fattura elettronica basata su XML, gli elementi dei dati sono etichettati con etichette descrittive che facilitano l'interpretazione e l'elaborazione delle informazioni.

Peppol BIS: Un insieme standardizzato di formati creati appositamente per i documenti elettronici relativi ai processi di approvvigionamento all'interno della rete Peppol. Facilita lo scambio continuo di vari documenti relativi agli acquisti, comprese le fatture. Questo standard è parte integrante dei moderni processi di fatturazione elettronica e promuove l'interoperabilità e la comunicazione semplificata tra i diversi sistemi aziendali a livello transfrontaliero.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT è uno standard globale per l'interscambio di dati elettronici (EDI) utilizzato in diversi settori. Sebbene sia stato utilizzato tradizionalmente per lo scambio non cartaceo di documenti aziendali, comprese le fatture, è stato adattato anche ai moderni processi di fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica B2B (Business-to-Business) prevede lo scambio digitale di fatture tra aziende. I venditori inviano fatture elettroniche ad altre aziende per i prodotti o i servizi forniti. Questo snellisce i complessi processi di fatturazione, migliora l'accuratezza e accelera i cicli di pagamento.

Fatturazione elettronica B2C (Business-to-Consumer) si riferisce al processo di fatturazione elettronica tra un'azienda e i singoli consumatori. Le aziende inviano fatture elettroniche ai clienti per gli acquisti, promuovendo la convenienza, riducendo l'uso della carta e offrendo ai clienti un registro digitale delle loro transazioni.

Fatturazione elettronica B2G (Business-to-Government) si riferisce alla fatturazione elettronica tra aziende ed enti pubblici. Le aziende inviano fatture elettroniche alle agenzie governative per beni e servizi, aderendo a specifici standard governativi e requisiti di conformità. Questo approccio migliora l'efficienza, la trasparenza e l'accuratezza delle transazioni finanziarie con il settore pubblico.

Molti governi in tutto il mondo stanno pianificando o hanno già implementato requisiti obbligatori di fatturazione elettronica per le imprese che operano all'interno delle loro giurisdizioni. Queste iniziative variano per portata e complessità, ma spesso hanno l'obiettivo comune di modernizzare le pratiche di fatturazione e ridurre le frodi fiscali. I mandati richiedono alle imprese di adattare i loro processi di fatturazione per conformarsi alle nuove normative. Ciò comporta l'implementazione di soluzioni digitali, la garanzia dell'accuratezza dei dati e l'adesione agli standard di formattazione e di dati specifici dei rispettivi governi. Sebbene questi cambiamenti possano inizialmente richiedere un adattamento da parte delle aziende, i vantaggi a lungo termine includono una maggiore efficienza, una riduzione degli errori e una maggiore conformità alle leggi fiscali. Si tratta di una questione di "quando" piuttosto che di "se".

Intraprendere il viaggio della fatturazione elettronica rappresenta un passo avanti entusiasmante. Sia che stiate rispondendo alle richieste dei clienti, sia che vogliate automatizzare l'intero processo di fatturazione, il passo fondamentale è delineare chiaramente i vostri obiettivi organizzativi. Iniziare con una soluzione piccola ma flessibile può spesso essere un modo intelligente per iniziare, consentendo un'espansione graduale in linea con i vostri obiettivi. Questo approccio favorisce una progressione produttiva e gratificante, adatta a soddisfare le esigenze e le aspirazioni uniche della vostra azienda. Ecco alcune considerazioni chiave da tenere a mente:

Impegno dell'azienda: Il successo dell'implementazione della fatturazione elettronica richiede l'impegno di diversi livelli dell'organizzazione. È essenziale avere il sostegno del top management per garantire che al progetto vengano assegnate risorse, tempo e sforzi adeguati. Comunicate i vantaggi della fatturazione elettronica a tutti gli stakeholder per ottenere il loro consenso.

Scegliere la giusta soluzione di fatturazione elettronica: Esistono molte soluzioni di fatturazione elettronica, dal semplice software di fatturazione a soluzioni più avanzate che si integrano con il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Scegliete la soluzione più adatta alla vostra attività e alle vostre esigenze.

Integrazione con i sistemi esistenti: Se ben realizzate, le nuove soluzioni devono integrarsi perfettamente con le soluzioni esistenti, come il software di contabilità, i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e altri strumenti finanziari. L'integrazione è fondamentale per garantire un flusso di dati fluido tra i diversi sistemi e per ridurre al minimo le interruzioni durante l'implementazione.

Portata della rete: È fondamentale considerare l'estensione della rete del fornitore. La scelta di un fornitore con una rete a cui è collegato un gran numero di aziende garantisce che la vostra azienda possa scambiare senza problemi fatture elettroniche con una vasta gamma di clienti e fornitori.

Garantire la conformità ai requisiti legali: Assicuratevi che il vostro fornitore e la vostra soluzione siano in grado di aiutarvi a rispettare i requisiti di fatturazione elettronica in continua evoluzione, per evitare sanzioni e problemi legali in futuro.

Flussi in uscita o in entrata, o entrambi? Un'altra considerazione importante è definire l'ambito del progetto. Volete digitalizzare il flusso di fatture dei fornitori (AP Automation), il flusso di fatture dei clienti (AR Automation) o entrambi? Assicuratevi di scegliere un fornitore che copra tutte le vostre esigenze di fatturazione.

L'inserimento dei partner commerciali: Per sfruttare i vantaggi della fatturazione elettronica, è importante coinvolgere i partner commerciali, come fornitori e clienti. Cercate un fornitore in grado di aiutarvi nell'inserimento dei fornitori, nella comunicazione del valore ai vostri partner commerciali e nell'impostazione del progetto di fatturazione elettronica per il successo.

La fatturazione elettronica è una soluzione innovativa per le aziende che desiderano semplificare i processi di fatturazione, ridurre i costi e migliorare l'efficienza. L'implementazione della fatturazione elettronica consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare la gestione del flusso di cassa. Inoltre, la fatturazione elettronica offre vantaggi ambientali, riducendo l'impatto della fatturazione cartacea sull'ambiente. Con il mondo sempre più digitale e l'entrata in vigore di nuovi requisiti legali, la fatturazione elettronica è un passo fondamentale verso un futuro più sostenibile ed efficiente per le aziende di tutte le dimensioni. Ci auguriamo che le informazioni di cui sopra vi aiutino a iniziare bene l'implementazione della fatturazione elettronica nella vostra azienda e a coglierne i vantaggi.

Questo testo è stato pubblicato originariamente il 18 febbraio 2021 e aggiornato il 28 settembre 2023.